Как увеличить продуктивность работы. Как повысить свою продуктивность обучения. С чего начать повышение продуктивности

Перевод

Сколько часов в неделю вы тратите на работу? Около 40, не так ли? А как вы думаете, что будет, если работать 90 часов в неделю?

Автор сайта a Year of Productivity Chris Bailey решил провести такой эксперимент. К чему это привело? Читайте о 10 уроках, которые он извлек, в нашем переводе его статьи.

В среднем, люди работают примерно по 40 часов в неделю или больше.

На поверхности лежит два решения этой проблемы:

1. Продолжайте работать 40 часов в неделю и не добивайтесь успеха.
2. Работайте более 40 часов в неделю и попытайтесь увеличить производительность.

Однако на практике этот выбор непрост. Даже несмотря на то, что кажется, что работа в течение долгого времени позволит справиться с большим количеством задач, это очевидно, неправильное рассуждение: не потому что у вас будет меньше времени на отдых и восстановление, а потому что в долгосрочной перспективе производительность труда существенно снизится. Это было доказано много раз, поэтому тезис совершенно очевиден.

Я считаю себя человеком с высокой продуктивностью, даже несмотря на то, что однажды бездельничал целую неделю. Но сейчас даже не могу вспомнить, когда я был настолько же непроизводительным, как работая 90 часов в неделю.

В феврале у меня была альтернатива: работать 90 часов в неделю, чтобы на следующей работать только 20 часов. Я хотел посмотреть, как экстремальная работа скажется на моей продуктивности. Далее – 10 важнейших уроков, которые я извлек во время эксперимента.

1. Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.

Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.

В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.

Фактически, после 40-часовой рабочей недели, как показало исследование, предельная производительность начинает снижаться, пока «работа в течение восьми 60-часовых рабочих недель не сравняется с продуктивностью восьми 40-часовых рабочих недель». А если мы будем работать 70 или 80 часов за 7 дней, точка безубыточности будет достигнута уже на третьей неделе.

Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.

Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.

Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.

2. Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.

Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.

С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.

Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.

3. Ощущение продуктивности не означает ее наличие.

Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.

То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.

4. Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.

Я полагаю, что планирование времени, когда вы не заняты работой, позволяет более эффективно решить вопрос о качестве труда, что позволяет работать умнее, но необязательно больше. В качестве простого примера, если вы работаете бухгалтером, можно занять себя на весь день заточкой карандашей (или современный эквивалент – проверкой почты), или вы можете подумать, ненадолго абстрагировавшись от рутины, и понять, что именно принесёт лучший результат, и затем заниматься именно этой работой.

Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.

Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.

5. Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.

Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси:

«Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».

Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше), но принцип совершенно правильный.

Когда всё, чем вы занимаетесь – это работа, и вы никогда не уделяете время планированию, сложно работать по-умному. Даже если вы всегда трудитесь больше остальных, не работая по-умному, не выполняя сверхсложных задач, вы никогда не достигнете уровня производительности других людей, которые могут трудиться вполовину меньше, но достигать таких же результатов.

Когда вы прервете работу и спланируете свою деятельность, то станете более сфокусированным, сможете направить своё время и энергию на несколько концентрированных целей, добиваясь большей производительности.

6. Чтобы добиться большего за меньшее время, ставьте в плане ограниченные сроки на выполнение задач.

Выделение ограниченного количества времени на выполнение задач – прямая дорога к повышению производительности. Хотите успеть больше? Тратьте больше энергии на выполнение задач.

Мой любимый путь – выделение меньшего количества времени на задачи, с которыми мне нужно справиться.

Чем меньше дней (часов) отведено по плану на выполнение задачи, тем больше вы подгоняете себя, тратите больше времени для выполнения работы. И наоборот, если времени много, то человек может дольше принимать решения, сидеть без дела.

В процессе эксперимента у меня была альтернатива: работать 90 часов одну неделю, а следующую – только 20 часов.

Забавно, но когда у меня было только 20 часов на 40-часовые задачи, я находил пути сделать больше за меньшее время. Так как у меня было намного меньше времени, чем требовалось, приходилось задействовать всю энергию ради достижения цели.

Чем больше нужно сделать, тем больше времени, казалось бы, нужно тратить на работу. Это то, что понимают все люди, и то, что, на первый взгляд, кажется правильным. Но, как показал мой опыт, чем меньше времени вы отводите на задачу, тем больше вы сделаете за этот ограниченный срок.

7. Заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы.

Как сказал Брайан Трэйси, автор фантастической книги «Съешь эту лягушку», «если вы хотите оставаться счастливым и иметь высокую производительность, заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы». Например, когда нужно многое сделать, и вы спите всего пару часов, уровень производительности снизится. Но если вы пораньше ляжете в кровать и выспитесь, то сможете быстрее справиться со своими задачами.

Энергия – это топливо, которое вы сжигаете на протяжении всего дня, чтобы справиться с работой, и во время эксперимента я избавился от многих вещей, которые заряжали меня энергией, просто потому что у меня на них не было времени. А если вы хотите делать большее за меньший период времени, о восполнении энергии нужно думать особенно тщательно.

8. Переработка опустошит запас силы воли.

Каждый раз, заставляя себя работать, когда не хочется, вы используете немного силы воли – ментального ресурса, который может истечь.

Заставляя себя работать 90 часов в неделю, я потратил огромное количество ментальных ресурсов, больше, чем при проведении каких-либо других экспериментов. Это привело к целому ряду негативных последствий:
Я откладывал важные дела чаще, чем когда-либо раньше: иногда на 3-4 часа;
Моя продуктивность упала в среду и четверг моей 90-часовой рабочей недели, при этом мозг просто отказывался выполнять свою работу;
Я понял, что концентрируюсь на второстепенных, дурацких задачах (проверка Google Analytics, Твиттера, электронной почты) вместо реальной работы.

Вы можете не заставлять себя работать 90 часов, но каждый раз, вынуждая себя работать больше, чем нужно, вы истощаете свои запасы силы воли, что вступает в конфронтацию с энергией и мотивацией, основными составляющими продуктивности.

9. Одна из худших (и наименее продуктивных) вещей, которые вы можете сделать – это быть нечестным с самим собой.

Вопрос, о котором мне часто хочется написать на своём сайте, – необходимость быть честным с самим собой, потому что любая тактика продуктивности становится бесполезной, если вы сами себе врёте. Например:
Делаете ли вы то, что нужно делать или просто переносите на потом?
Вы ставите себе высокие цели, а затем бросаете их через несколько недель, или разбиваете на несколько этапов и все-таки выполняете?
Вы пробуждаетесь с первого раза вместе с будильником или переставляете его 5 раз, прежде чем поднимаетесь с кровати?
Слушаете или вы свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?
Вы проводите несколько часов напротив телевизора, а потом пытаетесь понять, куда ушло время?

На протяжении эксперимента, чем больше я давил на себя, стремясь быть продуктивным, тем менее честным я был с собой. Я пытался усыпить свою бдительность, стремясь быть продуктивным, когда у меня не было сил, что заставляло меня откладывать дела, искать оправдания сделать сегодня меньше. Вместо того, чтобы быть честным с собой и думать, сколько энергии я потратил, я слишком сильно давил на себя, и это уменьшило мою продуктивность.

10. В жизни есть более важные вещи, чем продуктивность.

Вне всяких сомнений, каждая секунда работы – это секунда, которую вы не потратили на что-нибудь менее важное, но более любимое.

Когда я проводил немного времени со своей девушкой, работая 90 часов в неделю, я чувствовал себя гораздо лучше. Есть дела в списке обязательств – важные, но несрочные, и от них мы чаще всего отказываемся в условиях высокой занятости. Я с этим сталкиваюсь столько же, сколько и другие люди.

Когда вы перерабатываете, это лишнее время, которое нужно откуда-то взять, заставляет отказываться от простых вещей, которые дарят энергию (например, времяпрепровождение с любимыми). Как только вы перестаёте тратить время на вещи для души, вы начинаете заведомо проигрышную битву, становитесь раздражительным и менее продуктивным.

В частности, работа много часов подряд продемонстрировала, что по производительности она не отличается от 40-часовой рабочей недели (особенно в долгосрочной перспективе).

Важная вещь, которую можно сделать для продуктивности – это грамотно распланировать свою деятельность. Это поможет восполнить энергию, работать умнее, находить интересные решения, избавляться от второстепенных задач, а самое главное – контролировать свой труд.

Удачи вам!

Приятно и выгодно в финансовом плане - так и продолжаем дальше трудиться!

Когда делаешь хорошо и качественно свою работу, получаешь определенное удовлетворение от этого. А как организовать работу в коллективе, чтобы повысить продуктивность всего отдела или компании в целом? Как разбудить желание работать у всего штата сотрудников? Что делать: повышать личную мотивацию каждого, заинтересовывать морально и материально? Ответим на эти вопросы в нашей статье.

Выделим самые распространенные методы, которые требуют значительных финансовых вложений:

Материальное поощрение

Затратный, но необходимый способ стимулирования персонала:

увеличение зарплаты;
премии (за проект, за год);
бонусы (% от проекта).

Это хороший способ показать сотрудникам, что они получат в результате. Но как достичь таких результатов - каждый должен найти решение самостоятельно.

2. Дополнительный отпуск или выходные

Такое поощрение отдыхом стимулирует сотрудников к быстрому выполнению работ.

3. Автоматиза ция рабочих процессов

В деятельности любой компании есть рабочие процессы, которые можно упростить, облегчить за счет автоматизации. Так, использование специальных программ облегчает, например, ввод данных, автозаполнение стандартных форм и шаблонов, упрощает переписку с клиентами и т.д. Сокращая время на выполнение отдельных операций, можно добиться уменьшения общих трудозатрат. В результате освобождается время для выполнения других, более приоритетных задач.

4. Постоянный контроль со стороны руководства

Потребует личного вмешательства руководителя, а его рабочее время - самое дорогое.

5. Оплата обучения сотрудников - отправка на курсы, тренинги, семинары.

Забота о персонале, о его развитии показывает заинтересованность руководителей в работниках. И, конечно же, поможет повысить продуктивность коллектива.

Вышеперечисленные способы - это классические способы стимулирования. Но не всегда материальные способы стимулирования эффективны. Все имеет свои пределы: при достижении определенного уровня дохода последующее увеличение заработной платы не приводит к повышению качества работы сотрудников.

Поэтому сейчас российские компании все больше перенимают западные способы повышения эффективности труда сотрудников. Они не потребуют крупных вложений, но результаты могут получиться отличные.

Малозатратные способы стимулирования сотрудников:

Создайте условия и атмосферу . Обстановка на рабочем месте должна располагать к работе, отношения в коллективе должны быть дружелюбными, и сотрудники понимают задачи каждого в достижении общей цели.
Хорошо работают в такой комфортной рабочей атмосфере способы морального поощрения, выделение достижений отдельных сотрудников: вручение грамот, фото на доске почета (если таковая есть). Даже на словах выраженная, но искренняя и от души личная благодарность , может придать силы и энергии для еще лучшей работы. Неплохим стимулом может стать и сертификат на бесплатное использование услуг компании, в которой он трудится. Врученный вкупе с грамотой, он станет отличной возможностью повысить лояльность сотрудника к компании и увеличить его продуктивность. Этот способ с успехом применялся в нашей стране при плановой экономике. Всем хорошо известны соцсоревнования того периода.
Важен индивидуальный подход к каждому сотруднику. Сделать анализ работы сотрудника , определить, свое ли место он занимает - возможно, он будет более полезен на другой должности в коллективе. Или ему можно смело доверять и увеличить его полномочия на текущей должности. Для кого-то свобода действий и доверие подстегнут к покорению еще больших вершин. Повышение в должности – как следующий этап развития карьеры - лучший способ отметить перспективного сотрудника. Но вместе с повышением, конечно же, нужно использовать и финансовый метод – прибавление к зарплате.
Правильная организация времени и планирование – залог успеха и хорошей успеваемости. Еженедельные планерки, отчеты о проделанной работе и планы предстоящих дел на следующую неделю помогают систематизировать работу. Но важно чтобы собрания не превратились в формальность, а на написание планов и отчетов не уходило половина рабочего времени. Такие отчеты нужны, чтобы помочь оптимизировать задачи . Увидеть большую задачу в целом, а затем разложить ее на отдельные шаги, или придать задаче конкретное выражение в цифрах или сроках. Тогда решить такую поставленную задачу будет легче.

Хотите добиться более быстрого решения задачи? Есть один проверенный метод – установите конкретное время на выполнение задачи . Никогда не работается так эффективно, как в последний день или час перед окончанием отведенного времени. Но здесь главное не слишком переусердствовать. Времени должно быть достаточно на выполнение задания, но не избыточно. Такое задание должно давать вызов, но быть достижимо в отведенный срок. Однако если это не просто помогает организоваться, а сильно напрягает, то нужно помнить, что нельзя все время работать «под напряжением». Также полезно назначать промежуточные точки - по ним удобно контролировать ход выполнения и можно вовремя понять, что задача проваливается. В конце проекта можно провести ретроспективу проекта, чтобы учесть опыт для последующих задач: у кого из сотрудников какие промахи в работе были. И что нужно делать по-иному, чтобы этих промахов избежать в дальнейшем.
А вообще поможет систематизация накопленного опыта посредством создания инструкций и регламентов . Такие инструкции должны содержать пошаговый план действий и описание всех этапов работы, в том числе и указание сроков для их выполнения. Эти документы станут хорошим обучающим пособием для новичков. Действующие сотрудники тоже почерпнут оттуда много полезного.
Одно из последних новшеств это – введение системы учета рабочего времени . Такая программа позволяет контролировать время проведенное сотрудником за компьютером, повышает навыки самоорганизации и позволяет отследить эффективность использования рабочего времени. Также система позволяет руководителю линейных подразделений и департаментов определить, кто из сотрудников имеет потенциал для роста (например, из отчета руководитель увидел, что сотрудник во время выполнения работы использовал онлайн-справочники, которые помогли сделать задачу лучше) и что можно улучшить в работе коллектива. Для примера, одна всем хорошо известная энергетическая компания «А» за 4 месяца сократила транзакционные издержки рабочего времени в абсолютных цифрах на 12 миллионов рублей, при этом целевое использование рабочего времени увеличилось на 20%).

Некоторые методы повышения продуктивности работы обязательно потребуют денежных затрат, но порой достаточно эффективно работают и малозатратные способы. Сочетание одновременно и тех, и других методов даст наилучший результат.

В 1915 году Альберт Эйнштейн представил свою блестящую и революционную теорию относительности. На протяжении трёх лет, предшествующих этому, он полностью посвятил себя созданию этой теории, не отвлекаясь ни на что другое.

Я не призываю вас тратить три года на создание одного проекта, но такой метод фокусировки действительно эффективен.

Это был небольшой экскурс в прошлое, а теперь обратимся к современным реалиям: сегодня стала довольно популярной тенденция «делать меньше». Как следует из названия, это направление охватывает техники, с помощью которых можно достичь больших результатов, прикладывая меньше усилий.

1. Закон Парето, или принцип 20/80

В общем виде данный принцип формулируется так: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата. Закон 20/80 применим практически во всех сферах жизни. Например, согласно этому закону, 20% преступников совершают 80% преступлений.

Если вы знаете, как воспользоваться законом Парето должным образом, это поможет вам не только в профессиональной, но и в повседневной жизни. Это маленький удобный трюк, который сумеет помочь спрогнозировать результат. Например, если вы общительный человек, то у вас, скорее всего, много друзей. Подумайте, кто из этих людей придёт к вам на помощь в трудной ситуации. Вероятно, их будет немного, как раз что-то около тех пресловутых 20%. Стоит принять это к сведению и стараться поддерживать общение с этими 20%, вместо того, чтобы тратить время на виртуальных друзей.

Как это работает

Согласно закону Парето, следует делать все неважные задачи тогда, когда ваша производительность невысока. К примеру, многие люди, как только пришли с утра на работу, не могут сразу же включиться в рабочий процесс. Им нужно пообщаться с коллегами, выпить чашечку кофе или сделать что-то ещё, что поможет им настроиться на рабочий лад.

Только в этом случае они смогут продуктивно работать. Важно расставить приоритеты между рабочими задачами. Старайтесь выполнять важные задания именно в то время дня, когда ваша работоспособность будет на высоком уровне.

2. Три важные задачи

Многие составляют список дел, это позволяет сделать рабочий процесс более организованным. Конечно, в 21 веке мы уже отошли от того, чтобы записывать предстоящие дела на бумаге, для этого у нас есть смартфоны и компьютеры.

Я предлагаю вам следовать одному простому правилу: каждое утро потратьте пять минут на то, чтобы записать три наиболее важных задачи на день. А затем сосредоточьте все свои усилия на выполнении этого короткого списка.

Это замечательная альтернатива тем бесконечно длинным спискам задач, которые мы обычно любим составлять. Кого мы обманываем, ведь на них не хватит и недели, не говоря уже про один день. Сосредоточьтесь на этих трёх основных задачах, и если вы успеете выполнить их раньше срока, то можете приняться за что-нибудь ещё.

Это простая, но действенная привычка действительно может повысить вашу продуктивность.

3. Философия «Делай меньше»

Философия «Делай меньше» очень популярна в современных реалиях. Различные авторы предлагают различные подходы. Например, Марк Лессер написал книгу «Достичь большего, делая меньше «, основанную на дзен-буддизме.

Его манифест «делать меньше» начинается с опровержения утверждения о том, что снижение нагрузки делает сотрудников ленивыми и негативно сказывается на их производительности. Когда мы выполняем меньшее количество задач, мы можем насладиться своими достижениями.

Марк Лессер рекомендует находить несколько минут во время рабочего дня для того, чтобы помедитировать. Это выравнивает ваше дыхание, вы придёте в чувства, избавитесь от стресса и сможете лучше сконцентрироваться на поставленной задаче.

Не забывайте про расстановку приоритетов. В первую очередь выполняйте важные задачи, а затем уже переходите к низкоприоритетным. Не перегружайте себя большим количеством задач: лучше сделать меньше, но качественно и с удовольствием, чем больше, но без энтузиазма.

4. Помидорная техника

Помидорную технику предложил Франческо Чирилло. Техника называется помидорной из-за того, что её автор первоначально применял кухонный таймер в виде помидора для измерения времени.

В основе методики лежит принцип работать 25 минут над конкретной задачей без перерыва, но после этого обязательно сделать перерыв.

Как это работает

Посмотрите на свой список задач и выберите из него наиболее приоритетные задания.
Затем установите таймер на 25 минут и начните работать, ни на что не отвлекаясь, пока не услышите сигнал таймера. Каждый 25-минутный период времени называется «помидор».
После этого сделайте пятиминутный перерыв и включите таймер снова.
После четырёх «помидоров» (то есть через каждые два часа) делайте более длительный перерыв в 15– 20 минут.
Если ваша задача занимает более пяти «помидоров», её можно разделить на несколько частей.

Такая техника помогает работать над более приоритетными задачами, улучшает внимание и помогает лучше сконцентрироваться.

5. Миф о многозадачности

Режим многозадачности вовсе не делает нас более продуктивными, это миф. На самом деле, когда мы концентрируемся на многих заданиях одновременно, это оказывает негативное влияние на нашу производительность и концентрацию.

Независимо от того, насколько хорошо вы приноровились работать в режиме многозадачности, ваша производительность будет намного меньше, чем если бы вы решили сосредоточиться от начала и до конца на выполнении одной задачи.
Дэвид Мейер, профессор университета штата Мичиган

Эффективно выполнять одновременно несколько задач возможно только в некоторых особых случаях. Скажем, когда вы делаете что-то автоматически, например идёте и одновременно разговариваете. Ходьба - это деятельность на автомате, она не требует того, чтобы вы на ней сосредоточились. Хорошо это иллюстрирует известная притча:

Однажды муравей встретил на лесной тропинке сороконожку, которая весело и безмятежно бежала ему навстречу. Муравей спросил сороконожку: «Как ты так ловко переставляешь все свои 40 лапок? Как тебе удаётся так легко и быстро передвигаться?» Сороконожка на минутку задумалась и… не смогла больше сдвинуться с места!

Если вы хотите выполнять поставленные задачи более продуктивно, лучше сосредоточьтесь на одном задании, выполните его от начала до конца и только потом переходите к другим.

6. Информационная диета

В наше время перегрузить свой мозг информацией так же просто, как получить тепловой удар в пустыне Сахара. И даже симптомы схожи: нарушение сна, рассеянное внимание и замедленная реакция. Наш мозг перегружен информационным шумом. В современном мире люди постоянно ищут новости, хотя они и так везде окружают нас.

В этом случае Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“, жить где угодно и богатеть » советует людям «сесть на информационную диету». Подумайте, действительно для вас важны все электронные письма, блоги, газеты и журналы, которые вы читаете? Вам на самом деле нужно тратить так много времени на социальные сети и телевизор?

Постарайтесь получать как можно меньше совершенно ненужной для вас информации хотя бы на протяжении недели и проследите, как это скажется на вашей продуктивности.

7. Живите по графику

Спросите любого успешного человека, когда он или она просыпается, и, скорее всего, услышите, что этот человек рано встаёт. Это довольно несложно: в первой половине дня не так много отвлекающих факторов, поэтому мы можем сфокусироваться на приоритетных делах.

Помните, что есть время отдыхать, а есть время работать. Проведите чёткие границы между тем и другим. Начните с того, что прекратите заниматься делами, как только почувствуете, что вам необходимо отдохнуть.

Лучше жить с планом, чем без него.

Закон Паркинсона гласит, что «работа заполняет время, отпущенное на неё». Это означает, что если вы, к примеру, решили, что напишете отчёт за неделю, вы всю неделю будете его писать. Особенно закон Паркинсона применим к делам, которые нам не нравятся и которыми у нас нет никакого желания заниматься. Многие из нас склонны растягивать дела настолько, насколько это возможно. Но если вы заключите каждую задачу в жёсткие рамки, это позволит вам расправляться с делами куда более эффективно. Когда у вас есть дедлайны, вы стараетесь успеть выполнить всё в срок, так что это отличнейшая мотивация.

Повышение продуктивности – неотъемлемый элемент успеха в жизни и профессиональной деятельности. Почему многие люди пока не ступили на данную дорогу? Подробно и пошагово о повышении личной продуктивности и ее значении в жизни – далее в материале.

Вы узнаете:

Почему многие уверены, что повышение продуктивности на самом деле нереально.
Какие существуют стратегии и пути повышения продуктивности.
Как успешно обеспечить повышение продуктивности труда с помощью простых инструментов.
Может ли работа через силу считаться повышением продуктивности.

Развеиваем мифы про повышение продуктивности

«Организованная жизнь безжизненна и стерильна». В воображении многих людей представляются образы стерильных офисных пространств, которые они видели в журналах, отчетливо понимая – для реальной жизни этот антураж принципиально не подходит. Отчасти это действительно так – специально подготовленные для рекламы рабочие места выглядят красиво, но неправдоподобно. На самом деле рабочее пространство можно считать организованным в случае, если соблюдаются условия, когда нам требуется минимум времени для выполнения ежедневных операций. То есть, под рукой всегда находятся необходимые предметы. Если для поиска необходимых документов требуется минимум полчаса или нужно совершить более 3 кликов для запуска требующейся программы, стоит подумать над совершенствованием организации рабочего пространства.
«У меня нет времени на тайм-менеджмент». Об этом, как правило, говорят люди, попробовавшие бездумно скопировать одну из модных западных систем. Ведь если целый день составлять списки, фиксировать задачи и учитывать время, то для реальных дел не останется времени и сил. Но любая система организации требует первоначальных трат времени в ходе изучения и внедрения. Однако со временем полностью оправдывает такие вложения за счет повышения продуктивности и значительной экономии времени.
«Нынешним системам не хватает гибкости». По мнению многих, системы организации являются довольно жесткими и не подходят под реальные условия непредсказуемой, динамичной жизни. Но в действительности это утверждение не совсем корректно. Любая из систем организации времени направлена на максимальную гибкость и соответствует требованиям и ожиданиям широкого круга людей.
«Продуктивность – это трудоголизм». Да, благодаря использованию системы удастся стать организованнее. С повышением продуктивности выполнять поставленные задачи получается гораздо быстрее. Но это не значит, что подчиненные будут довольны вашим продолжительным отдыхом или ранними уходами домой. Освободившееся время лучше потратить на саморазвитие, давно задуманные проекты, вопросы продвижения по службе.
«Повышение продуктивности не для творчества». Успешные творческие личности современности – не просто творцы, но, прежде всего, бизнесмены. Разработка собственного бренда, раскрутка, договоры, заключение контрактов, гонорары и другие факторы требуют больше места, чем перо или кисть. Да и для творческого процесса наличие системы может быть крайне полезной. Важно понимать, что творчество является трудом. А успешное творчество основано на ежедневном труде. Грамотная организация труда полезна в каждой сфере деятельности.
«Организация, продуктивность – это так скучно». Многие считают, что грамотная организация и систематизация лишит человека эффекта неожиданности в жизни, приятной спонтанности. Но это не так. Ведь при наличии четкой цели достигать её можно гораздо приятнее и успешнее.

Мнение эксперта

О технике GTD Дэвида Аллена

Алексей Соловьев ,

управляющий директор компании Prostor Capital, Москва

Несколько лет назад я понял, что на меня накатился критический объем невыполненных задач, которые начали давить. Мне приходилось решать текущие проблемы по мере поступления, не оставалось времени даже подумать над своими долгосрочными целями. Тогда я задумался о необходимости остановиться, разобраться, как успевать больше.

Однажды я посетил семинар в сфере управления времени Дэвида Аллена, изучив принципы его методики GTD. Главным принципом данной методики стало концентрирование внимание на выполнении задач, а не на их запоминание.

Обязательно фиксировать все дела. Подойдет любой удобный способ – бумага, компьютерная программа, диктофон. Необходимо разделение задач на категории – «сегодня», «делегировать», «на этой неделе», «отложить для информации», «в корзину» и пр.

Не реагировать на входящие сообщения в ту же минуту. Многие задачи поступают от людей, пишущих письма, звонящих. Не всем из этих обращений нужен немедленный ответ. Для экономии времени решил не реагировать на сообщения по мере поступления. Я не проверяю почту постоянно, не отвечают на сообщения и звонки – это остается на потом. Проверяю накопившиеся сообщения дважды в день. Некоторым сразу при просмотре отвечаю. Другие же заношу в долгосрочный план либо делегирую.

Привязывать все возникающие задачи к своим долгосрочным целям.

Для планирования дел мне достаточно 1,5 часов в день. Может казаться, что это серьезные траты времени, но для меня это инвестиция, позволяющая успешно решать задачи и экономить больше времени.

С чего начать повышение продуктивности

Признайте, что большинство ваших дел бесполезны. Если вы оцените работу за последнюю рабочую неделю, сможете увидеть – 30 из 40 часов потрачены для ненужных, незапланированных, непродуктивных занятий. Если думаете, что это к вам не относится, просто делайте в течение рабочей недели записи в блокнот каждые 15 минут. Указывайте, что за последние 15 минут сделали. По завершении 40 часов посчитайте временные отрезки. Результат может удивить, и вы сможете понять – повышение продуктивности требует не столько включения новых задач, сколько отказа от ненужных.
Делайте обязательные дела как можно скорее. Мы множество умственных сил тратим на откладывание своих дел. Вместо этого лучше по возможности быстро выполнить срочное задание, и продуктивность повысится.
Вознаграждайте себя за выполнение важных дел. Можно себя вознаграждать за выполненную важную задачу. Это будет стимулировать наш мозг на понимание – нужно успеть в установленное время ради определенного стимула.
Убедитесь в чистоте своего сознания. Если вас одолевают разные негативные мысли, чувство вины, стыда за неправильную работу и пр., то на высокий уровень продуктивности выйти не удастся.
Хвалите себя за достижения. Разум человека способен прилагать больше усилий, если будет уверен в похвале за старания. Хвалите себя каждый день в течение 30 дней и будете удивлены чистотой своего мышления.
Фокусируйтесь на том, что у вас хорошо получается. Ключевой аспект в повышении продуктивности. Следует основное внимание уделить тому, что действительно отлично получается, занимайтесь задачами, в которых сильны. Сделайте для себя данные задачи приоритетными.
Сконцентрируйтесь на том, как помочь потребителю вашего товара или услуги. Если будете сконцентрированы на помощи для других людей, у разума будет важная причина скорее завершить работу. Нашему разуму не нравится решать бесцельные задачи.
Не теряйте связи с людьми. Порой в одиночестве продуктивность снижается, нарушается творческий потенциал. Человек социален, и без общения снижается способность концентрироваться на задачах. Поэтому не забывайте общаться во время работы – это заметно повысит общую продуктивность.
Измените свое окружение. При погружении в новую среду вы позволяете своему разуму становиться более созидательным с улучшением продуктивности. В основе такого эффекта – разум при изменении среды становится любопытнее. Если позволите разуму быть созидательным по отношению к окружающему миру, то он будет относиться к своей работе более творчески.
Избегайте стремления к совершенству. Возможны ситуации, когда 90% проекта выполнены за 10 часов, а 10% – за 20 часов. Но стоят ли последние таких трат времени? Можно ли скорее завершить проект, сэкономив 20 часов?

10 стратегий для повышения продуктивности

1. Закон Паркинсона

Британский историк Сирил Норткот Паркинсон в 1955-м году в журнале The Economist сформулировал следующее правило: «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Впоследствии эта аксиома стала именоваться первым законом Паркинсона. Эта проблема у нас возникала и в жизни. В частности, есть месяц для реализации проекта, однако основную часть работы делаете в последнюю неделю.

Как бороться с эффектом Паркинсона? Сокращаем свои дедлайны:

2. Состояние потока

Если вы настолько сосредоточены, что не замечаете ничего происходящего вокруг, вы впали в состояние потока. Такое часто возникает у спортсменов, которые сфокусировали внимание на достижении результата. Однако достичь данного состояния может лишь увлеченный деятельностью человек. В потоке человек полностью вовлечен своим процессом, сосредоточен на нем, полностью вовлечен и нацелен на результат.

Как достичь своего состояния потока

1) Следует сделать короткий перерыв. Иногда 10-минутный сон либо прогулка на свежем воздухе позволят «перезагрузить» состояние, со снижением личного стресса.

2) Начинать стоит медленно, глубоко дышать, делая вдох на несколько секунд, далее следует медленный выдох, при котором язык нужно прижать к зубам, делая шипящий звук (подобно шипящей змее). Данную манипуляцию делаем несколько раз.

3) Задачу разделяем на подзадачи, иначе можно бессознательно беспокоиться о ее решении. Её следует разделить на несколько подзадач либо последовательность шагов для снижения беспокойства.

4) Сознание очищаем от лишней информации – вероятно, мозг загружен множеством мыслей о работе, проблем, информацией о финансах, покупках. Возьмите ручку, всё выгрузив на бумагу, чтобы мозг сконцентрировался на одной задаче.

5) Принимаем душ – хороший душ способствует расслаблению мышц тела, разума.

6) Подумайте, что способно вас расслаблять – вспоминания о любимом человеке, берег моря.

7) Усложните задачу – если стоит слишком скучная и простая задача, можете просто лишиться интереса к ней.

8) Гуляйте, двигайтесь, прыгайте, танцуйте, заставляйте двигаться свое тело.

9) Выпейте (не алкоголь) либо перекусите, только не сладкое.

10) Правильное соотношение удоволетворения и тревоги. Спросите себя – что вы почувствуете, если не удастся справиться с поставленной задачей? Как вам будет приятно после её выполнении?

11) Включите музыку: это зарядит вас оптимизмом на выполнение задачи. Добиться большего эффекта можно благодаря наушникам.

12) Включите режим многозадачности на короткое время. Конечно, многозадачность эффективной считать не приходится, но это лучше отсутствия выполнения задач. Многозадачность включаем на 5-15 минут, пока не ощутите мотивацию. Пообщайтесь с друзьями в чате, включите телевизор, сделайте звонок. Так удастся слегка взбодриться, однако делать это привычкой не стоит.

3. Однозадачность

Многие продолжают попытки наследовать таланты Юлия Цезаря – желая делать одновременно по 5 дел и во всем преуспевать. Однако многозадачность приводит лишь к снижению личной эффективности.

Угрозы многозадачности:

выматывает;
нарушает качество;
разрушает социальные связи. При большем количестве потоков информации, тем управлять оказывается сложнее. Если пишете письмо партнеру, одновременно общаясь с другом по телефону, то будете невнимательны к каждой задаче.

Для должной продуктивности следует вернуться к однозадачности.

4. Правило двух минут

Если для задачи требуются менее двух минут, просто нужно её сделать. Десятки вещей, которые могут быть выполнены за одну минуту, но откладываются на потом, вместе становятся серьезной проблемой.

5. Внутренние часы

Биологическим процессам нашего организма при смене дня и ночи приходится претерпевать серьезные циклические колебания. Их называют циркадными ритмами, которые фиксируют периоды активности и спада. Циркадные ритмы подчинены 24-часовому графику – времени, за которое проходит цикл Земли вокруг оси. Наш мозг в разное время дня и ночи работает по-разному. Поэтому нужно учитывать взаимосвязь своих суточных ритмов и определенных повседневных дел.

По данным исследования доктора Стива Кея, представляющего Южно-Калифорнийский университет, решением аналитических задач лучше заниматься в течение двух-трех часов после пробуждения. Утром температура тела несколько повышена и улучшен приток крови к мозгу.

Активность после обеда снижается, учитывая перенаправление энергии на пищеварение. Лучше использовать данное время для творческих задач.

Вечер - время спорта. Человек в период 16.00-18.00 часов имеет большую мышечную силу, гибкость суставов, с лучшей работой легких, улучшением координации.

Следует прислушиваться к внутренним часам своего организма. С решением важных интеллектуальных задач до обеда, отдавая время после обеда творчеству, а вечером не забывайте о физических упражнениях.

6. Обратная разработка

Существует понятие «обратной» разработки». Она предполагает следущее: придумывается новый продукт на основе существующего с обратным алгоритмом действия. Сначала предполагается изучение принципа работы, функций существующего продукта, а далее будет разработан аналог. Обычно распространен принцип обратной разработки в компьютерной индустрии и машиностроении. Однако подходит и для других сфер деятельности.

7. Три силы

Келли Макгонигал, профессор Стэндфордского университета, в своей книге «Сила воли. Как развить и укрепить», отмечает – самообладание построено на 3 силах:

«Я буду» – обещания, которые даете себе и соблюдаете.
«Я не буду» – определенные табу, накладываемые на свои вредные привычки.
«Я хочу» – ваши истинные желания.

Если данные силы находятся в дисгармонии, сложно будет достигать своих целей. За счет их контроля удастся развивать силу воли и упорядочивать дела.

8. 52 минуты работы - 17 минут отдыха

Только роботы способны трудиться без перерыва, хотя и они при этом выходят из строя. Но многие из нас ощущают себя виноватыми, если «долго» пьют кофе. Но человек не может весь день оставаться максимально продуктивным. Нам необходим отдых. Исследование разработчиков системы Desktime предполагало изучение привычек разных сотрудников. Результат таков – наибольшей продуктивности можно добиться при работе по схеме:

52 минуты - упорная работа, затем 17 минут - отдых.

9. Поза

Профессор Эми Кадди, социальный психолог, многие годы посвятил изучению невербального языка тела. Она в своих научных изысканиях сделала вывод – позы способны влиять на чувства, гормональный уровень и поведение человека.

10. Валидация прогресса

Известный предприниматель, автор книги «Бизнес с нуля. Метод Lean Startup для быстрого тестирования идей» Эрик Рис отметил – «Эффективно работать над неправильным продуктом – это всё равно что ехать на автомобиле с обрыва и радоваться, как быстро набираешь скорость».

Можно отметить в этом отношению математическую аллегорию с коэффициентом Шарпа, который представляет собой некий показатель эффективности системы. Чем он выше, тем система будет приносить больше прибыли. Следовательно, свои действия необходимо постоянно сопоставлять с целью. В правильном ли направлении вы движетесь? Быть может, сбились с курса и поэтому не видите свой желаемый результат?

Как работать полдня и все успевать: алгоритм от «Газпрома»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете.

Дэвид Аллен, консультант «Газпрома» и Всемирного банка, поделился с журналом «Коммерческий Директор» алгоритмом, как руководителю освободить от дел 4 часа в день.

1) Нужно научиться говорить «Нет!». Иногда каждый сталкивается с разными предложениями и просьбами, от которых нужно научиться отказываться.

2) Старайтесь по возможности чаще узнавать что-то новое – будет желание использовать новое на практике, возникает дополнительная мотивация для повышения продуктивности своего труда.

3) Находите источники жизненной мотивации и энергии. Для некоторых это утренняя пробежка, а для других – отдых с друзьями.

4) Сохраняйте уверенность в собственных силах. Для уверенности в работе и личной жизни требуется постоянный контроль уровня самооценки. Учитесь замечать свои победы, достижения, пусть и незначительные – это будет повышать личную уверенность. Не нужно зацикливаться на своих ошибках и неудачах, просто делайте выводы и идите дальше.

5) Планирование рабочего времени в свободное от работы время.

6) Берегите ментальные ресурсы. Каждый раз, когда не хотите работать, но заставляете себя, вы используете ментальный ресурс в виде силы воли. Но данный ресурс является ограниченным. Каждый раз, заставляя себя работать больше, чем нужно, вы постепенно истощаете свой ресурс. Поэтому не забывайте отдыхать и восстанавливать свою энергию.

Повысить продуктивность можно с помощью йоги

Сергей Агапкин,

врач-физиотерапевт, ведущий передачи «О самом главном», кандидат психологических наук

Многие идут на работу свежими и полными сил, но в конце ощущают серьезную усталость. Как добиться повышения продуктивности в случае постоянных стрессов в офисе, значительной физической, умственной нагрузки, которые провоцируют истощение организма?

Характерные признаки вредного влияния стресса на здоровье – бессонница либо повышенная сонливость, проблемы концентрации внимания, потеря либидо, нарушения работы сердца. Постепенно это способствует развитию хронических болезней, в том числе психических.

Что же следует предпринять для повышения продуктивности, но без проблем для здоровья? Считаю йогу одним из самых эффективных решений. Уже спустя несколько месяцев простых занятий можно получить дополнительную энергетику, чтобы рабочий день не казался столь изнурительным.

Информация об авторах и компаниях

Сергей Агапкин, врач-физиотерапевт, ведущий передачи «О самом главном», кандидат психологических наук. Получил медицинское образование по специализации «Физиотерапия и лечебная физкультура». В 1989 году, в возрасте 13 лет, при лечении сколиоза по совету врача-ортопеда начал заниматься йогой. А с 1993 года стал ее преподавать. Член Всемирной ассоциации йога-терапевтов. Ведущий преподаватель Agapkin Yoga Station.

Алексей Соловьев, управляющий директор компании Prostor Capital, Москва. Окончил Московский государственный технологический университет им. Н.Э. Баумана. Более десяти лет проработал в IT-компаниях, разрабатывая планы выхода на новые рынки. В нынешней компании с 2011 года. С 2014 года – член инвестиционного комитета и совета директора Фонда развития интернет-инициатив «ФРИИ Инвест». Входит в совет директоров компаний «Дневник.ру», Infratel, UMI и других портфельных компаний фонда. ООО «Простор Кэпитал Лтд». Сфера деятельности: венчурный фонд.

1. Закон Парето, или принцип 20/80

Как это работает

2. Три важные задачи

Это простая, но действенная привычка действительно может повысить вашу продуктивность.

3. Философия «Делай меньше»

4. Помидорная техника

Как это работает

Посмотрите на свой список задач и выберите из него наиболее приоритетные задания.
Затем установите таймер на 25 минут и начните работать, ни на что не отвлекаясь, пока не услышите сигнал таймера. Каждый 25-минутный период времени называется «помидор».
После этого сделайте пятиминутный перерыв и включите таймер снова.
После четырёх «помидоров» (то есть через каждые два часа) делайте более длительный перерыв в 15– 20 минут.
Если ваша задача занимает более пяти «помидоров», её можно разделить на несколько частей.

5. Миф о многозадачности

Независимо от того, насколько хорошо вы приноровились работать в режиме многозадачности, ваша производительность будет намного меньше, чем если бы вы решили сосредоточиться от начала и до конца на выполнении одной задачи.
Дэвид Мейер, профессор университета штата Мичиган

Однажды муравей встретил на лесной тропинке сороконожку, которая весело и безмятежно бежала ему навстречу. Муравей спросил сороконожку: «Как ты так ловко переставляешь все свои 40 лапок? Как тебе удаётся так легко и быстро передвигаться?» Сороконожка на минутку задумалась и… не смогла больше сдвинуться с места!