Здравствуйте, мой дорогой читатель. Занявшись планированием, вы можете столкнуться с такой проблемой, как незнание правил выделения важных и срочных дел. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов станет отличным помощником в таком начинании.
Как она работает? Каким правилам придерживаться, используя такое творение? Ответы на эти и другие вопросы можно найти в представленном обзоре.
Планирование – основа жизни успешного человека
Жизнь любого человека идет своим чередом, однако, современному жителю планеты приходится не просто. «Успеть сделать и не оставить на завтра…» — такой девиз большинства людей. Почему это происходит? Все дело в том, что большинство из нас, следуя модным тенденциям, вынуждены работать много времени, ставить перед собой кучу задач. В результате этого мы находимся в постоянном напряжении. Нас мучают вопросы: «За что хвататься?», «Как справиться с этим завалом?» Развивается нервозность, плавно перерастающая в апатию. А все из-за чего? Нет навыков тайм менеждмента.
При неправильном планировании происходит эффект снежного кома, когда невыполненные вчерашние обязательства переносятся на сегодня, но не успевают быть выполнены из-за отсутствия свободного времени.
Как избежать этого? Ответ очевиден: научиться грамотно планировать свою деятельность относительно денег. Справиться с этим не сложно, достаточно запомнить несколько принципов тайм менеджмента и начать применять их на практике:
- фиксировать задачи;
- разбивать крупные задачи на более мелкие, осуществимые;
- подходить к планированию осознанно, учитывать всевозможные обстоятельства (если вы мама маленького ребенка, то распланировать свой день посекундно у вас не получится, так как кроха требует особого внимания).
Что касается этого пункта, то нельзя забывать о своем здоровье, а именно, включать в расписание обеды (не 15 минут, как мы привыкли, а полноценные 60 минут). Пусть лучше у вас останется немного свободного времени, чем вы будете торопиться и бояться не успеть на следующее мероприятие или выполнить следующую задачу.
- Постоянно практиковаться . Почему я говорю об этом? Потому что в первый раз у вас может не получиться выполнить все планы и вы можете разочароваться в работоспособности данной системы. Чтобы избежать этого, не загружайте один день более чем 9 делами (это могут быть и важные звонки, походы в магазин и т.д.).
В момент распределения дел важно не завалить себя работой, а составить день так, чтобы он оказался эффективным, и еще осталось время на семью или саморазвитие. Кстати, это одна из проблем, с которой сталкиваются люди, начинающие заниматься планированием.
Вот образец первого плана одного человека:
- Довязать кофту.
- Написать обзор.
- Приготовить ужин.
- Провести генеральную уборку.
- Отвезти кота в ветеринарную клинику.
Как вы думаете, сколько дел он успел выполнить? Всего два (ужин и кот). А как же еще 3? Они остались на следующий день. В чем его ошибка? Он не рассчитал время, не учел сложность, важность и срочность поставленных задач. Как же тогда быть? Как выбрать важное дело? Запомните этот пример и не повторяйте таких ошибок, а также, читайте дальше, ведь там самое интересное.
Расстановка приоритетов – половина успеха
Здесь на помощь приходит уникальный инструмент системы тайм менеджмента, названный в честь своего создателя – матрица Эйзенхауэра. Этот инструмент представляет собой график, выполненный на плоскости, в котором за оси абсцисс и ординат приняты важность и срочность. Взглянув на матрицу, можно заметить картезианские квадраты, которые означают следующее:
- неважно и не срочно — квадрат растрат (просмотр электронной почты, компьютерные игры и т.д.);
- неважно, но срочно - квадрат иллюзий (телефонный звонок, неожиданный визит гостей);
- важно, но не срочно - квадрат потенциала (долгосрочная цель – построить дом);
- важно и срочно - квадрат результата (скорая неотложная помощь, составление презентации к завтрашнему выступлению).
Запомните: те дела, которые находятся в категории «важно, но не срочно» нужно выполнять своевременно, в противном случае, они легко перенесутся в категорию аврала, а это происходит в самый неподходящий момент.
Теперь, чтобы вы смогли правильно расставить приоритеты, придется потрудиться (нужно проанализировать свое положение дел на данном жизненном этапе). Для этого возьмите лист бумаги и запишите все задачи, дела, которые вам предстоит выполнить. Не торопитесь, тщательно прописывайте все, даже мелочи такие, как позвонить маме, купить рыбу и т.д.
Если у вас слишком много дел попало в раздел «Результат», значит, вы находитесь на грани истощения, нервозность – ваше второе «Я». Просите помощи знакомых, родных и коллег, мотивируйте себя, избавляйтесь от этих «хвостов», но не забывайте о квадрате потенциала.
Когда дело сделано, нужно отложить листок в сторону и отдохнуть, хотя бы пять минут, чтобы дать мозгу отдохнуть и не заниматься планированием в напряженном состоянии. После этого взгляните на записи и попробуйте распределить их по категориям
. Сделали?
Теперь осталось продумать день, а для этого воспользуйтесь следующими советами:
- Составляя план на день, учитывайте перерывы (не лишайте себя отдыха, иначе система тайм менеджмента покажется вам неэффективной).
- Определите пик своей активности (у большинства из нас это утро).
- Ставьте дела из категории результата в момент пика активности, но они не должны занимать более чем 60% вашего времени.
- На задачи из категорий потенциала и иллюзий оставляйте по 20% времени.
- К заданиям, занесенным в категорию растрат, подходите только в свободное время. Кстати, этот совет поможет вам избавиться от пожирателей времени , которые так мешают развиваться и заниматься любимым делом.
- Если вам удобен электронный вариант, то можете составлять свой план в excel (создав шаблон один раз, вы сможете корректировать его постоянно).
- Не растрачивайте себя (выполняйте срочные дела поочередно).
- Будьте внимательны, старайтесь находиться в категории потенциала, лишь иногда посещая «Результат» и тогда жить станет намного проще.
Дополнительные полезные советы вы сможете получить, если посетите тренинг Сергея Всехсвятского «Школа ускорения личностного роста». Во время обучения автор дает много жизненных примеров, позволяющих понять важность планирования, учит отделять важные дела от срочных и т.д.
Остались вопросы, касающиеся матрицы Эйзенхауэра? Скорее задавайте их мне. Как это сделать? Все довольно просто: заполните форму для комментариев, размещенную под обзором и ожидайте моего ответа.
Напоминаю, что вы можете делиться со своими друзьями и знакомыми полученной информацией. Для этого достаточно выбрать клавиши с изображением тех социальных сетей, в которых у вас есть аккаунты, и кликать по ним. Поверьте, ваши подписчики будут благодарны за предоставленные возможности.
На этом я прощаюсь с вами. Буду рада увидеть ваш комментарий. Надеюсь на скорую встречу с вами на просторах блога.
С уважением, Елена Изотова.
