В данной статье читатели будут иметь возможность ознакомиться с образцом штатного расписания (ШР) на 2017г. для ООО, бланком ШР
27.10.2016Что собой представляет ШР?
Сразу стоит отметить, что ШР - это организационно-распорядительный документ, необходимый для оформления структуры, штатного состава, численности организации, перечня наименований профессий, должностей с указанием окладов (ОК) и квалификаций, всевозможных надбавок для каждой должности (ДЛ) в отдельности.
В данной статье эксперты расскажут, как необходимо правильно составлять данный документ, а также как по правилам вносить изменения в него.
В ТК о ШР говорится в статьях №15, №57 ТК РФ. В них трудовая функция того или иного сотрудника определяется как работа по ДЛ согласно со ШР, профессией, специальностью с указанием квалификации, а также определенного вида поручаемой тому или иному работнику работы. Таким образом, пусть и в косвенной форме, но трудовое законодательство дает указания на необходимость ведения в фирмах/организациях/компаниях (ФОК) данного документа.
ШР запрашивают органы ФСС в ходе осуществления проверки правильности начисленных страховых взносов на социальное страхование в обязательном порядке. Органами ПФР требуется данный документ в ходе проверки достоверности и правдивости сведений относительно трудового стажа того или иного работника и его заработной платы, представленных ФОК с целью подтверждения факта работы на определенной ДЛ и тому подобное. Нередко в ходе проведения выездных проверок налоговыми органами также запрашивается ШР. К тому же и сам работодатель наглядно позволяет представить состав, структуру, расходы на заработную плату и численность той или иной ФОК.
Бывают такие ситуации, когда в ФОК проводились мероприятия по сокращению штата, а также численности работников. Тогда то ШР, которое было издано до сокращения, и то, которое было издано после, а также сопровождающие приказы являются основными доказательствами в суде при возможных спорах с работниками. Помимо всего прочего ШР может подтвердить факт того, что в ФОК нет тех или иных вакантных мест. Это необходимо в том случае, если по ТК определенному работнику необходимо предложить перевод на другое рабочее место (также при сокращении штата).
Другими словами, работодатель не имеет обязанности ведения ШР, но при этом может быть в определенных случаях привлечен к ответственности административного характера по причине нарушения законодательства относительно труда и охраны труда при отсутствии указанного документа.
Образец ШР в 2017г.
Форма ШР в 2017г.
Правильное заполнение ШР
Чтобы для юрлица или физлица, являющегося ИП, было удобно составлять ШР, была разработана унифицированная форма №Т-3.
Данная форма необязательна к применению, так как носит исключительно рекомендательный характер. Однако, несмотря на это, эксперты все же рекомендуют применять представленную форму в работе, так как в ней содержатся все нужные реквизиты.
ШР может быть заполнено любым работником, на котором возложена данная функция (к примеру, кадровик, бухгалтер ФОК, руководитель). Перед составлением данного документа потребуется предварительно определить общую структуру ФОК для последующего распределения материальных и людских ресурсов в зависимости от направлений деятельности, а также тех целей, для которых была создана ФОК.
В ходе составления ШР нет надобности внесения в него ФИО работников и информацию о занимаемых ими ДЛ, так как цель данного документа несколько иная, а именно определение штатной численности, структуры, а также размера зарплаты. К слову, факты назначения на должность, определенную ШР, может полностью отражать штатная расстановка.
Название того или иного структурного подразделения.
Наименование ДЛ/профессий/специальностей.
Общее число штатных единиц.
Величина ОК/тарифной ставки.
Наличие, а также размер надбавок и тому подобное.
Ниже эксперты предлагают рассмотреть подробно то, как данная форма должна заполняться.
Первоначально в нее следует внести такие данные:
Название ФОК - должно указываться в точном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования, его следует указывать обязательно в скобках.
Код ОКПО следует указывать, опираясь при этом на информационное письмо органа государственной статистики.
Номер соответствующего документа. Так, при первичном составлении ШР ему присваивается №1, при каждом последующем следует применять сквозную нумерацию.
Дату составления следует указывать текущую.
Строка «На период» должна содержать в себе период действия ШР, а также дату его ввода в действие.
В гриф утверждения документа следует внести реквизиты приказа относительно основной деятельности, которым произошло утверждение данного документа. Ниже по правилам указывается общая численность штатных единиц ФОК.
Первая графа под названием «Наименование структурного подразделения». Здесь следует перечислить обособленные структурные подразделения (представительства/филиалы), также административные подразделения (цеха/отделы и тому подобное). Если ФОК имеет филиалы/представительства, тогда будет лучше начать перечисление со структурных подразделений головной ФОК («Бухгалтерия», «Администрация», «Отдел кадров» и тому подобное) по порядку подчинения и только после удостоверять филиалы, а также их структурные подразделения, если они имеют место быть.
Вторая графа под названием «Код» должна содержать номера подразделений, присвоенные в последовательном порядке, который позволяет определять подчиненность/структуру всей ФОК.
Третья графа под названием «ДЛ/профессия/специальность, разряд, категория/класс квалификации». Если выполнения работ по тем или иным ДЛ/специальностям/профессиям связаны с предоставлением компенсаций/льгот или наличием ограничений, тогда наименование данных ДЛ/специальностей/профессий и квалификационные требования к ним обязательно должны соответствовать тем наименованиям/требованиям, которые указаны в квалификационных справочниках (статья №57 ТК РФ). Если работа в ФОК никак не связана с тяжелыми условиями труда, либо предоставлением дополнительных гарантий/льгот, то наименования профессии/ДЛ присваиваются самим работодателем.
Четвертая графа под названием «Количество штатных единиц» должна содержать информацию о количестве штатных единиц. Сюда также следует включать данные о количестве неполных единиц, то есть работающих на условии «0,5 ставки», «0,25 ставки» и тому подобное.
Пятая графа под названием «Тарифный ОК/ставка и тому подобное, рубли». По правилам заполнения в данную графу вписывается фиксированный размер оплаты труда по определенной должности за выполнение нормы труда за единицу времени/исполнение трудовых обязанностей на протяжении месяца. К таковому можно отнести фиксированный размер оплаты труда работника в рублях, проценты/коэффициент трудового участия/коэффициент распределения и тому подобное при соответствии с законодательством РФ, а также трудовым/коллективным договорами/соглашениями/прочими нормативными актами ФОК.
Не нужно забывать, что «вилка» для ОК не должна быть указана в ШР, потому как на основании статьи №22 ТК РФ оплата труда должна быть равной соответственно за равный труд. По этой причине если одно подразделение имеет две штатные единицы на должности «специалист», тогда напротив каждой определенной ДЛ в данной графе следует указывать одинаковый размер ОК. Возможность выплаты зарплаты (не должностного ОК) в большем размере определенному работнику может быть осуществлена путем назначения ему надбавок/прочих доплат. Однако будет лучше, если одинаковых ДЛ с различными ОК в ШР не случалось.
Шестая/седьмая/восьмая графа под названием «Надбавки, рубли». В данную графу начисляются доплаты/надбавки, имеющие компенсационный характер, а также выплаты, имеющие стимулирующий характер (к таковым относят премии/доплаты/надбавки/поощрительные выплаты), которые установлены действующим законодательством РФ, работодателем (за уровень сложности, связанный с режимом работы и т.д.).
Девятая графа под названием «Всего в месяц» - здесь необходимо указывать сумму должностного ОК, а также надбавок. Сумму правильно указывать в рублях или в соответствующих измерениях (другими словами, проценты/коэффициенты/прочие измерения). При установлении ОК в рублях, а надбавки - в коэффициенте или процентах, в графе следует ставить прочерк. К слову, в десятой графе нужно сделать ссылку на документы, которые их устанавливают.
Десятая графа под названием «Примечание» должна содержать любую информацию относительно ШР: оплата труда сдельная/повременная, виды надбавок, размеры надбавок, локальные нормативные акты фирмы/организации, которые устанавливают величину оплаты труда.
Эксперты акцентируют внимание читателей на то, что в ШР следует указывать не ФИО работников, а исключительно их ДЛ (вакантные также должны быть внесены в данный перечень).
На основании письма Роструда №428-6-1 от 22.03.2012г. ШР определяется как локальный нормативный акт ФОК, фиксирующий устоявшееся разделение труда между работниками в свободном виде и условия оплаты их трудовой деятельности.
На основании статьи №68 части 3 ТК РФ в ходе приема на работу на работодателе лежит обязанность по ознакомлению работника под его подпись с локальными нормативными актами, которые связаны с трудовой деятельностью, но при этом знакомства со ШР проводить не нужно. Однако, если новоиспеченному работнику понадобиться ШР, то работодатель с целью соблюдения требований относительно передачи персональных данных имеет право выдать ему исключительно выписку из этого документа, в которой содержится информация о его занимаемой ДЛ и, соответственно, выплатах.
Нововведения в ШР в 2017г.
К нововведениям ШР в 2017г. эксперты отнесли переименование структурных подразделений/ДЛ, внесение изменений в ОК, поведение сокращения численности/штата работников. К данному списку также можно добавить введение новых штатных единиц, исключение подразделений или отдельных вакантных ДЛ.
Отмечается, что внесенные изменения в данном документе предлагается оформлять сопутствующим изданием приказа относительно определенных изменений или утверждением обновленного ШР. По мнению экспертов, любое изменение более удобно утверждать, чтобы в дальнейшем не изучать другие документы, а иметь возможность сразу видеть обновленную структуру, занимаемые ДЛ и тому подобное. Приказ относительно внесения нововведений должен издаваться в любом случае. После этого должен быть издан приказ относительно утверждения нового документа, при этом обязательно должна указываться дата, начиная с которой ШР вступит в законную силу.
Нюансы внесения изменений в ШР:
Если ФОК планирует сократить штаты, то до момента проведения соответствующих мероприятий следует исключить вакантные ДЛ из ШР. Исключая эти ДЛ, работников уведомлять не нужно.
В ходе определения даты введения в действие на законных основаниях обновленного ШР, внесения в него определенных изменений по причине сокращения штата нужно опираться на статью №180 часть 2 ТК РФ, которая гласит о том, что работников необходимо уведомить о предстоящем сокращении не позже, чем за два месяца. Соответственно, изменения в документе или новое ШР не могут вступить в силу раньше, чем за два месяца с момента произошедшего уведомления.
В ходе изменения величины ОК/названий ДЛ/осуществлении структурной перестановки обязательно требуется проведение процедуры уведомления работников, внесение изменений в соответствующие трудовые договора.
При изменении названий структурных подразделений, указанных в ТД, порядок внесений нововведений аналогичный описанному выше. Если подразделение в договоре не указано, то работодатель должен издать приказ относительно внесения изменений в ШР/личные карточки/трудовые книжки (при необходимости). С данным приказом работник должен быть ознакомлен обязательно под подпись.
Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.
Одним из таких документов является штатное расписание, тонкости работы с которым рассмотрены в данной статье. Оно позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.
Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?
Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.
Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).
Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.
Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ , и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.
Требования, предъявляемые к немуПоскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:
- Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3 . Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно.
- Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца .
- Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована.
- Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление.
На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.
В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:
- кадровая служба;
- бухгалтерия;
- юридический отдел (наименее распространенная ситуация).
В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.
Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:
- сроки и основные правила разработки/внесения изменений;
- форма приказа об утверждении расписания и изменений;
- ответственные лица за формирование документа и подписание приказов;
- сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений;
- состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.
После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.
После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения , которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.
Структура и порядок заполненияВ первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):
- наименование и номер документа;
- дата его составления;
- наименование компании;
- подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения;
- наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления.
В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):
- структурное подразделение;
- код подразделения;
- должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории);
- количество штатных единиц;
- оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00);
- надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы;
- всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы;
- примечание.
После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.
Процесс формирования и заполнения в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Как внести изменение?На 2019 год существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:
При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:
- необходимость проведения оптимизации административной деятельности;
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение реорганизации;
- устранение дублирования функций и формирование центров ответственности;
- изменения в законодательстве РФ;
- необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании;
- сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация.
Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.
Срок хранения и периодичность составленияВ законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.
Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.
Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2019 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.
Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет . При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.
Основной перечень документов, которые обязательно должны быть у каждого работодателя, вне зависимости от организационно-правовой формы, определен государственными нормативными актами. Среди таких документов и штатное расписание организации.
Несмотря на то, что в действующем российском законодательстве отсутствует прямое указание на этот документ, в Трудовом кодексе РФ он упоминается в нескольких статьях, что свидетельствует о его необходимости (ст.15 и ст. 57 ТК РФ ).
В нашей статье мы рассмотрим, что собой представляет штатное расписание, особенности его составления. В нижней части страницы читатель может скачать приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год.
Что такое штатное расписание?Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются:
- структура организации;
- перечень должностей (с указанием их количества и размеров должностных окладов);
- размер надбавок и доплат (применительно к определенным должностям).
Напомним, что штатное расписание составляется на основе структур и численности организации. Кроме того, учитывается предмет и цели ее деятельности.
Приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222 утверждена Методика расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, которую можно применить при определении необходимой численности сотрудников.
Форма, образец и особенности составления штатного расписанияВ перечне унифицированных форм штатное расписание значится под литерой Т-3 . Как правило, большинство предприятий используют именно эту форму.
Скачать бланк штатного расписания 2018 года можно по кнопке ниже:
Следует учитывать, что применение унифицированной формы штатного расписания необязательно. Организации вправе самостоятельно разрабатывать свою форму документа. Об этом говорится в Письме Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/ 409-6-1 . Самое главное — соблюдать требования действующего законодательства к документу.
Так, в статьях 15, 57 ТК РФ обозначено, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. Таким образом, название должностей обязательно должно быть включено в документ.
Скачать образец штатного расписания 2018 года:
Обратите внимание, что штатное расписание составляется не поименно, а по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности. Кроме того, в учет принимается подчиненность внутри самого структурного подразделения.
Приведем пример, как это отражается в документе: Гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и так далее.
Отметим, что должности работников-совместителей, точно также как и остальных сотрудников организации, для которых эта работа — основная, обязательно должны быть предусмотрены в штатном расписании.
Штатное расписание может быть составлено любым работником. Чаще всего этим занимается сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер организации.
Добавим, что в связи с тем, что на основании абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/ 4653-6-1 , работодатель не обязан знакомить работников со штатным расписанием, так как оно не относится к локально-нормативным актам организации.
Приказ об утверждении штатного расписанияПриказ об утверждении штатного расписания — один из документов по основной деятельности. Он утверждается руководителем предприятия (директором) или другим уполномоченным им лицом (например, начальником кадровой службы или бухгалтером).
В российском законодательстве нет унифицированной формы документа. Приказ можно разработать самостоятельно или воспользоваться уже существующими образцами, с одним из них вы можете ознакомиться ниже.
Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания 2018 года:
Как правило, приказ об утверждении штатного расписания составляют на общем бланке предприятия. Документ не имеет констатирующей части. Он начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», в связи с тем, что приказ не требует каких-либо дополнительных пояснений.
Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания вы можете посмотреть по следующей кнопке:
Приказ составляется на общем бланке организации, не содержит констатирующей части и начинается сразу со слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Это связано с тем, что в тексте данного документа не требуется указывать основания или дополнительные пояснения. Конечно, кадровый специалист может указать причины издания нового приказа, если таковые имеются, но это необязательно.
В журнале регистрации распоряжений по основной деятельности следует зарегистрировать Приказ об утверждении штатного расписания.
Документ хранится на предприятии или в организации на постоянной основе (в соответствии со статьей 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 года).
Нужен ли Приказ об утверждении штатного расписания на 1 января года?Законодательством РФ не установлен срок действия штатного расписания. После того как единожды штатное расписание составлено, по мере необходимости в него вносятся изменения, которые утверждаются приказом. Однако это не очень удобно. Предпочтительнее будет пользоваться актуальным документом, а не выискивать где, когда и что поменялось.
Поэтому рекомендуем составлять новые штатные расписания, по мере изменений данных, утверждать их приказом, а не вносить в них изменения. Если изменений на 1 января нового года не происходит, то создавать и утверждать новое штанное расписание нет необходимости.
Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018
Тоже может быть полезно: Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегамУважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257
